Tip: een heilzaam dagritme

Het voorbeeld dat ik geef is bedoeld ter overweging. Wellicht brengt het diegenen die echt het roer om willen gooien op goede ideeën. Iedereen die de behoefte heeft om in balans en vanuit rust en aandacht te willen werken, zal reflecteren op de mogelijkheden die haalbaar lijken, en hopelijk ook op de suggesties die wat meer inspanning vragen om dit te realiseren. Of de mogelijkheden die ik geef toepasbaar zijn in de praktijk, hangt deels af van de branche waar men werkt. Maar de echte kunst is natuurlijk om het raamwerk dat ik geef te vertalen naar dat wat past binnen de eigen organisatie en ook naar wat passend is voor degene die het betreft. Een onbekommerd streven naar het ideale, zou ik willen zeggen. Dat kan betekenen dat kleine aanpassingen al grote effecten kunnen hebben. En andersom. Bij dit voorbeeld ga ik ervan uit dat deze persoon invloed heeft op de inhoud van de eigen agenda.

8.00 uur binnenkomen.
Starten met zorg voor het materiële: jas ophangen, tas uitpakken. Pc aanzetten, maar de e-mail dichtlaten indien mogelijk. (Anders ICT vragen of het mogelijk is om de pc op te laten starten met de agenda als start scherm.)

Tot 8.30 uur: starten met reflecteren op de komende dag: agenda bekijken, rustig zitten en de dag die komen gaat voor bij laten trekken: welke taken staan er te gebeuren? Stilstaan bij het voornemen om deze dag in rust en aandacht door te brengen. Dit proces in gedachten afronden zodat er ruimte kan ontstaan om met het volgende aan te vangen. De kunst van het starten en ophouden in praktijk brengen.

8.30 uur: Starten met de Lectio Devina; contact met voedende bronnen. Lees en studietijd.

9.00 uur. Stoppen en stilstaan. Ruimte laten ontstaan voor een volgende taak.

9.15 uur: Starten met kerntaak, concentratietaak. De juiste houding tussen starten en stoppen in gedachten houden: laat ik mij wegtrekken of blijf ik bij wat ik te doen heb. Overweeg elke keer weer welke keuze je maakt indien je door een externe prikkel verleidt wordt om van je pad te gaan.
(Overigens zijn collega’s vaak bereid om te wachten met hun vraag, als je van te voren laat weten, dat je tot 10.30 uur bijvoorbeeld ongestoord wilt werken aan concentratietaken, en dat je na 10.30 uur de tijd hebt om met je volle aandacht aanwezig te zijn bij de vragen die zij hebben.

Om 10.15 starten met stoppen: waar was je in het proces? Wat kun je doen om het vervolg dat moet komen, makkelijk te maken? Moet je nog even een aantekening maken, of een paar steekwoorden opschrijven? Doe wat nodig is om het goed af te ronden, zodat je het ook echt kunt afsluiten. Daarmee creëer je ruimte voor andere werkzaamheden.

10.30 uur: pauze, lucht en een beetje in en uitademen. Pas op de plaats; waar ben ik mee bezig, gaat het zoals ik mij had voorgenomen. Tijd voor gesprek met collega’s, ook over werk en vragen die hen bezighouden

11.00 uur: wellicht een vergadering? Of een bilateraal overleg: alles dat voorbereidingstijd vraagt, ook meenemen in de planning. Dan kun je beter luisteren en met je aandacht erbij zijn. Op het moment dat je nog van alles bij elkaar moet gaan zoeken als je afspraak op de drempel staat, is er al een sfeer van onrust. Dus: plan voorbereidingstijd en in en plan afrondingstijd in.

12.00 uur: afronden. Terugkijken op de ochtend. Wat is goed gegaan? Waar ben je verdwaald en waar heb je je pad gevolgd? Fysieke spullen opbergen, dossiers op hun plek, ordners terug in de kast.
Starten met het concentreren op het middagdeel: wat staat er te gebeuren?

12.30: Lunch en ontspannen, weg achter de pc, weg uit de werkkamer, wandelen met een collega of aanschuiven aan de dis zonder haast te hebben.

13.15 uur: De middag begint. Een overleg. Dat dient voorbereid te worden. Starten met voorbereiden.

14.00 uur: starten met stoppen van het overleg. Ruimte maken om iets anders te gaan doen. Fysieke spullen opbergen die bij de afgeronde activiteit hoorde.

14.15 uur; tijd voor concentratietaken. Wat staat er in de planning? Beginnen met starten: wat is er voor nodig om deze taak te kunnen doen? Is het nodig dat de collega’s weten dat je tot 15.30 uur ongestoord wilt kunnen werken? Laat hen dat dan weten en laat hen weten dat je vanaf 15.45 uur weer tijd hebt voor het beantwoorden van vragen.
Start met stoppen rond 15.15 uur: geef alles terug aan de plek waar je het vandaan gehaald hebt. Zet nog dat op papier wat je niet wilt vergeten en dat het starten de volgende keer dat je er mee verder gaat zal vergemakkelijken.

15.30 uur; theetijd, tijd voor recreatie en ontspanning , de collega’s op te zoeken en de werkplek even te verlaten, een rondje te lopen over de afdeling, management by walkabout te plegen of even een frisse neus te halen.

16.00 uur: tijd voor de operationele zaken: e- mail openen en afhandelen wat afgehandeld kan en moet worden. De e-mail berichten die kunnen wachten in de agenda voor een ander blokje bureautijd zetten. Het bestaande to do lijstje afwikkelen volgens het principe van serieel monotasken: eerst de ene taak aanvangen en afronden, dan de andere taak aanvangen en afronden. Met Seriele Volle Aandacht werken, dat is een term die de lading ook wel dekt. Bij deze activiteit is het niet erg als de collega’s binnen lopen, want over het algemeen zijn de operationele zaken niet de zaken die veel concentratie of langdurig gerichte aandacht vragen. Soms is het zelfs wel fijn om onderbroken te worden tijdens deze routineklusjes.

17. 15 uur: starten met stoppen. Kijken wat er echt nog gedaan moet worden, en een besluit nemen of dat vandaag moet gebeuren of dat het morgen ook mag.
Stoppen. De Inbox sluiten, de papieren opbergen, dossiers terug in de kast.

17.30 uur: de dag afronden. Wat is er goed gegaan, hoe is het verlopen. Ben je in staat geweest om dat te doen wat je voornemen was? Ben je tijdig op je schreden teruggekeert toen je merkte dat je je liet meeslepen door een e-mailbericht terwijl je je voorgenomen had om geen aandacht te besteden aan je binnenkomende mail? (Misschien wordt het dan toch wel tijd om de melding dat je nieuwe mail hebt uit te schakelen). Even in de agenda kijken voor morgen: hoe ziet de dag van morgen eruit? Moet je nog iets meenemen naar huis omdat je morgen ergens buiten gaat vergaderen en niet meer langs kantoor komt? Zit er nog iets in je hoofd dat je niet moet vergeten? Schrijf dat dan op in je logboek of op je TO do lijst ( of in je PDA). Had je nog dingen willen doen, maar ben je er niet aan toegekomen? Zet deze ook in je logboek, PDA of in je takenlijst. Daardoor kun je ook deze Doedingen loslaten.
Rond de werkdag af door dit ook te benoemen: de werkdag is klaar, het zit erop.